Виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью современного бизнеса. С его помощью можно автоматизировать процесс обмена всеми видами документов, сделать работу более прозрачной и уменьшить количество ошибок. В этой статье рассмотрим, какие бывают виды электронного документооборота, как они функционируют и какие особенности стоит учитывать при их внедрении в компании.

Какие существуют виды электронного документооборота

Существует несколько видов ЭДО, которые разделяют по различным признакам:

1. Внутренний – используется внутри одной организации. Его задача – упрощение внутренних системных задач, автоматизация обработки документов и упрощение взаимодействия между отделами. Внутренний ЭДО может включать различные формы документов: приказы, отчётность, архивные материалы, счета и многое другое.

2. Внешний – применяется между компаниями, клиентами и контрагентами. Этот вид документооборота позволяет быстро и безопасно обмениваться информацией, соблюдая при этом все установленные требования к безопасности данных и юридической значимости документации.

3. Кадровый – специфический вид документооборота, который используется для ведения кадровой документации. Он включает такие виды документов, как трудовые договоры, приказы, заявления, отчётность и т. д.

4. Бухгалтерский – охватывает задачи, связанные с бухгалтерией и финансами. Сюда можно отнести обработку накладных и других документов, которые имеют отношение к учёту и финансовой деятельности компании. Например, счета или акты.

Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации

ЭДО влияет на многие аспекты работы компании, поскольку позволяет оптимизировать функции обработки документов и их хранения. Благодаря автоматизации выполнения задач и стандартизации документооборота организация может сократить затраты на бумажную документацию и ускорить выполнение поставленных задач.

Электронный документооборот упрощает передачу данных между подразделениями, делает возможным обмен информацией с минимальным участием сотрудников. Что сокращает временные затраты и вероятность ошибок. Более того, использование разных видов электронного документооборота обеспечивает высокую степень юридической защищённости, так как каждый документ можно подписать цифровой подписью, придающей ему юридическую силу.

Специфика электронного документооборота

Каждый вид имеет свои особенности и требует адаптации под функционал конкретной компании. Постепенное внедрение ЭДО начинается с анализа текущей деятельности и понимания того, какие документы являются основными для работы компании.

1. Применение цифровой подписи – важный элемент, который гарантирует юридическую значимость документов и обеспечивает возможность использовать внешний вид ЭДО в различных сделках и юридических отношениях.

2. Архивирование и хранение документов. С переходом на электронные документы фирмы могут организовать цифровой архив, что позволяет быть необходимой информации в одном месте и сокращает расходы на бумажные носители.

3. Порядок обмена документами. Между разными компаниями и внутренними подразделениями внешний ЭДО может быть строго регламентирован. Это позволяет избежать недоразумений и обеспечить надёжное хранение документов, а также их быструю обработку.

4. Управление доступом к документам – электронные системы позволяют регулировать доступ сотрудников, что важно для обеспечения конфиденциальности и безопасности информации.

Порядок электронного документооборота

Чтобы до конца понять суть документооборота, что это и как работает, важно разобраться в пошаговой интеграции системы в работу. Процесс внедрения или, по-другому, порядок электронного документооборота включает несколько этапов:

1. Анализ и выбор подходящей системы – для эффективного документооборота важно выбрать платформу, которая будет соответствовать требованиям бизнеса и позволит автоматизировать все необходимые функции.

2. Настройка системы. Позволяет настроить маршруты передачи документов, распределить доступы и определить виды документов, которые будут циркулировать в системе.

3. Обучение сотрудников. Важная часть успешного внедрения ЭДО – это обучение сотрудников, которые будут работать в формате цифровизации. Без должного обучения может возникнуть проблема с пониманием электронных систем.

4. Мониторинг и поддержка системы. После внедрения ЭДО важно отслеживать эффективность её работы и, при необходимости, дорабатывать настройки для достижения оптимальных результатов.

Заключение

Электронный документооборот – это эффективный способ упрощения и ускорения обмена всеми видами документов внутри и вне компании. Он предоставляет возможность оптимизировать деятельность, сократить расходы на бумажные носители, а также обеспечить надёжность и прозрачность документооборота. Выбор подходящего типа ЭДО и грамотное внедрение системы могут значительно повысить эффективность работы организации, упростить взаимодействие с контрагентами и облегчить контроль над документооборотом.