Изменения затронули все аспекты деятельности, включая отчетность перед налоговой службой. Рассмотрим, как в 2025 году происходит отправка машиночитаемой доверенности в ФНС, почему больше не нужно ее оформлять на бумажном бланке.
Что такое машиночитаемая доверенность
МЧД — машиночитаемая доверенность — цифровой документ в формате XML, оформленный так, чтобы его мог распознать и отобразить на экране компьютер или гаджет. С 1 сентября 2024 г. отправка МЧД в налоговую стала обязательной для уполномоченных лиц, которые представляют интересы компании и действуют от имени ИП или юрлица с любой формой собственности.
Руководители, дающие полномочия своим сотрудникам, подписывают машиночитаемый электронный документ усиленной квалифицированной подписью УКЭП (Приказы Минцифры №857 и 858 от 18.08.2021). Предпринимателям (ИП) не нужно отправлять в ФНС бумажный экземпляр, заверенный нотариусом.
Сотрудник, которому доверены полномочия, своевременно отправляет отчетность в ФНС, к пакету документации прикладывает машиночитаемую доверенность, где проставлена его собственная подпись КЭП.
МЧД+КЭП подтверждают полномочия сотрудника.
Если действия уполномоченного носят многоразовый характер, сотрудник компании подготавливает информационное сообщение (ИСОП) о своем представительстве, что подтверждает его полномочия. МЧД уже есть в реестре ФНС, она считается действительной, каждый раз не нужно ее прилагать к налоговой отчетности.
Как оформить МЧД в 2025 году
Машиночитаемая доверенность ФНС выпускается на имя физлица. Это может быть штатный бухгалтер предприятия, ведущий отчетность, или приглашенный специалист (физическое лицо из другой компании или самозанятый), которому отдана часть важных бухгалтерских операций на аутсорсинг. При работе с самозанятыми не надо опасаться, что ФНС сочтет МЧД признаком трудовых отношений. Нужно лишь правильно составить гражданско-правовой договор на оказание услуг (а не поручений) самозанятым лицом.
В машиночитаемом уполномочии должны быть указаны:
- данные о компании — название, реквизиты;
- сведения о доверительном лице — фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер документа, удостоверяющего личность;
- перечень полномочий, которые вправе выполнять подписант — они указаны в виде кодов, взятых из классификатора полномочий из справочника СППР;
- возможность (или невозможность) передоверия МЧД на другое физлицо;
- дата создания машиночитаемой доверенности ФНС;
- подпись лица, оформившего МЧД.
Документ заверяет руководить компании или предприниматель, ставя свою электронную подпись (ее подлинность проверяется автоматически). Печать компании ставить не обязательно. Лучше полностью перечислить в тексте все полномочия, порученные доверенному лицу, чтобы в дальнейшем не возникли проблемы с контролирующими органами.
Уполномоченный вправе предъявлять одну МЧС любым налоговым органам ФНС РФ, пока не истечет период ее пригодности. Срок действия неограничен, но, если дата выдачи не указана, МЧД действительна не более 1 года. Руководитель вправе выдать документ для разового использования, он вправе отозвать любую машиночитаемую доверенность, если по какой-либо причине она стала неактуальна.
Чтобы МЧД была действительной, ИП или организация должны получить сертификат КЭП для уполномоченного лица: при отправке отчетности и иных электронных документов подписант будет их заверять своей подписью.
Примечания:
Если в компании сменился руководитель, доверенность остается действительной, ведь она выдана юрлицом (организацией), а не персоной.
Если требуется внести дополнения, МЧД придется отозвать и сформировать новую.
В исключительных случаях можно вместо XML-файла использовать PDF.
Требования к оформлению МЧД
Форма машиночитаемой доверенности была утверждена Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 г., где также указан порядок отправки документа. Но с 1 марта 2025 г. налоговая госслужба приняла формат ЕМЧД (версии 003), разработанный Минцифрой. Введена единая форма, она размещена на многих государственных порталах.
При заполнении электронной формы на сайте ФНС программа автоматически заполняет многие цифровые поля, лишь часть информации придется внести вручную. Если данные не совпадают с теми, что есть у налоговой службы, расхождения будут подсвечены, их нужно скорректировать.
Можно создать машиночитаемую доверенность на Госуслугах или у своего оператора ЭДО. Разные департаменты наряду с ЕМЧД могут использовать собственные формы МЧД внутри своего ведомства.
С 2021 года в сети начали появляться новые сервисы, на которых можно сформировать МЧД, предварительно дав согласие на обработку персональных данных. Форма заполнения разная. Вид электронного бланка не влияет на юридическую силу документа, важно лишь его содержание и реквизиты ИНН, СНИЛС, КПП, ОГРН либо ОГРНИП. Без подписи руководителя компании он недействителен.
Все машиночитаемые доверенности разного образца остаются действительными для ФНС до истечения срока их действия. Новые документы заполняют по единой форме ЕМЧД.
Как отправить МЧД в ФНС
Отправку в ФНС производят любым способом:
- лично сдают в местное отделение налоговой службы;
- передают через своего представителя;
- отправляют по почте с описью всего пакета документации;
- пересылают по телекоммуникационным каналам связи.
Отчетность в ФНС можно передать через своего оператора ЭДО или через Госуслуги.
Как проверить машиночитаемую доверенность
На сайте ФНС создано специальное хранилище для проверки подлинности машиночитаемых доверенностей: распределенный реестр, где хранится свыше 2,3 миллиона документов. Здесь же можно оформить уполномочия, скачать файл и использовать до окончания его срока действия. После отправки в ФНС и регистрации документа в распределенном реестре нужно сообщить контрагентам место его нахождения.
Реестр есть у Нотариальной палаты, где можно произвести проверку МСД по реквизитам. На портале можно найти сведения об отмене доверенности и об иных нотариальных действиях. Если МЧД отозвана через это ведомство, не нужно никого специально уведомлять — на следующий день сервис сам оповестит об отзыве.
Третье большое хранилище — единая система ЕСИА. Данные также хранятся в ЭДО, в удостоверяющем аккредитованном центре и иных информационных системах.
Как использовать машиночитаемую доверенность
Помимо отправки МЧД в ФНС при подаче налоговой и бухгалтерской отчетности, машиночитаемые доверенности используют во многих других случаях:
- подписание договоров, контрактов, соглашений, заявлений;
- работа с госсистемами (Госуслуги, ГИИС, СФР, ЕГАИС, ФТС);
- отправка электронных документов контрагентам;
- произведение банковских операций;
- подача судебных и иных жалоб;
- оформление ТС и грузов;
- ответы на запросы;
- участие в заседаниях;
- представление возражений;
- совершение юридических действий.
МЧД нужна в тех случаях, когда на документации должна быть подпись УКЭП. Если достаточно подписи КЭП, оформлять МЧД не надо.
Заключение
Машиночитаемая доверенность ФНС не нужна, если на финансовых документах стоит личная подпись руководителя организации. Ее отправка в налоговую обязательна, если финдокументы подписывает уполномоченный представитель компании или ИП, используя сертификат КЭП.
С сентября 2024 г. уполномоченные лица не вправе использовать личные сертификаты сотрудника, им нужно получить КЭП физлица. А руководство компании обязано им выдать машиночитаемую доверенность, как своему полноправному представителю. Без неё сдать отчеты в ФНС невозможно — она подтверждает, что доверенное лицо вправе действовать от имени организации, которая ему доверяет.
Нововведение повысит безопасность использования ЭП, освободит руководителей от необходимости подписывать все документы: часть рутинной работы можно переложить на уполномоченных лиц, оформив на них машиночитаемую доверенность.
Напоминание:
С 1 мая 2025 г. начнется поэтапная проверка наличия и использования МЧД, согласно требованиям ФЗ-63.
