Как заполнить декларацию по НДС?

Налог на добавленную стоимость — один из ключевых платежей в бюджет. Налогоплательщики должны не только уплачивать налог, но и сдавать отчет по нему. Практически все предприниматели и бухгалтеры должны знать, как заполнить декларацию по НДС. С 2025 года круг плательщиков этого налога существенно расширился: теперь в него входят компании и ИП на упрощенной системе налогообложения с доходом свыше 60 миллионов рублей. Новая форма отчета учитывает все изменения налоговой реформы.

Кто должен уплачивать налог и подавать декларацию по НДС? 

Существует четыре основных категорий плательщиков:

1. Индивидуальные предприниматели и компании на ОСН и ЕСХН, которые не получили освобождение. Для получения освобождения необходимо соблюдение определенного лимита по доходу и выполнение дополнительных условий (указаны в  ст. 145 НК РФ).

2. Налоговые агенты по НДС ― как российские, так и иностранные организации. Иностранная компания становится агентом, если работает в качестве посредника с другой иностранной организацией, если продает электронные услуги физлицам из РФ и рассчитывается с ними напрямую (п. 3 ст. 174.2 НК РФ). Организация из России считается агентом, если реализует работы, услуги и товары, облагаемые НДС. При этом налогоплательщик не поставлен в России на налоговый учет. Сначала компания из РФ удерживает НДС из суммы к оплате за поставку, потом перечисляет налоговый платеж за поставщика.

3. ИП и организации ― импортеры. При этом предприниматели, ввозящие в РФ иностранный товары, уплачивают налог даже при работе на спецрежиме, в частности, УСН.

4. ИП и организации на УСН, у которых доход за текущий или предыдущий год превысил 60 миллионов рублей. Если за предыдущий год доход был менее этой суммы, то в текущем году предприниматель автоматом освобождается от уплаты НДС. То есть, чтобы получить освобождение, ему не нужно подавать заявление. 

Чтобы корректно заполнить декларацию по НДС на УСН, учитывайте применяемую ставку. Упрощенцы вправе выбрать пониженные ставки 5% или 7% взамен стандартных 10% и 20%. При этом выбранную ставку применяют непрерывно 12 и более кварталов подряд.

Структура декларации по НДС

Актуальная форма отчетности утверждена в приказе ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@. Ее используют с начала 2025 года. В форму включены титульный лист и двенадцать разделов с приложениями.

Какие разделы декларации заполнять — зависит от выполненных операций. Титульный лист заполняют все предприниматели. Далее идут разделы:

• 1 — также обязателен для всех, здесь отражается итоговый размер налогового платежа к уплате или возмещению .

• 2 — сюда вносят информацию о налоговом агенте.

• 3 — расчет налогового платежа по ставкам 5%, 7%, 10%, 20% и расчетным ставкам.

• 4-6 — вносят операции по нулевой ставке.

• 7 — вносят операции, освобожденные от уплаты налога.

• 8-9 — указывают сведения из книг покупок и продаж.

• 10-11 — указывают информацию из журналов учета счетов-фактур.

• 12 — вносят счета-фактуры неплательщиков НДС с выделенным налогом.

В обновленной форме раздел 3 дополнен полями 021 и 022 для налоговой базы по ставкам 7% и 5%, а также строками 033 и 034 для расчетных ставок 7/107 и 5/105. Это сделано специально для предпринимателей на УСН.

Алгоритм заполнения декларации по НДС 

Чтобы правильно заполнить декларацию по НДС, рекомендуется соблюдать определенный порядок действий:

1. Подготовьте данные. Проверьте, насколько полно и корректно заполнены первичные документы, убедитесь в наличии счетов-фактур. Проведите сверку расчетов с контрагентами. Убедитесь, что сведения в книгах покупок и продаж соответствуют фактическим операциям.

2. Пропишите информацию в разделах 8 и 9. Перенесите информацию из книги покупок в восьмой раздел, из книги продаж — в девятый. Для каждого счета-фактуры укажите реквизиты: номер, дату, ИНН контрагента, стоимость и размер налогового платежа.

3. Заполните раздел 3. Пропишите налоговую базу и размер исчисленного налогового платежа по каждой ставке. В строках 120-190 отразите суммы вычетов. Рассчитайте результат: если строка 118 больше строки 190 — налог к уплате (укажите в строке 200), если меньше — к возмещению (укажите в строке 210).

4. Заполните раздел 1 в последнюю очередь. Пропишите код ОКТМО, КБК и размер налога к уплате или возмещению. Сведения перенесите из раздела 3.

5. Оформите титульный лист. Внесите реквизиты компании, код налогового периода, номер корректировки (если отчет первичный, укажите 0).

Для индивидуальных предпринимателей процедура аналогична. Заполнить декларацию по НДС для ИП можно в любой бухгалтерской программе, поддерживающей актуальный формат создания отчетов.

Способы отправки и сроки сдачи 

Отчетность необходимо сдавать исключительно в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи. Сдавать отчет на бумаге могут только агенты, которые освобождены от уплаты налога. Для отправки потребуется электронная подпись и договор с оператором ЭДО.

Отчет подают каждый квартал до 25-го числа месяца, который идет за отчетным кварталом. Если дата сдачи ― выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

В 2025 году отчетность сдают в следующие сроки:

• за первый квартал — до 25.04.2025;

• за второй квартал — до 25.07.2025;

• за третий квартал — до 27.10.2025 (25-е — суббота);

• за четвертый квартал — до 26.01.2026 (25-е — воскресенье).

За нарушение сроков предусмотрен штраф: 5% от суммы налогового платежа за каждый просроченный месяц. Минимальное взыскание ― 1 000 рублей, максимальное ―  30% от рассчитанного НДС. Также по инициативе налоговых органов могут применяться другие санкции и взыскания. В частности, если налоговый агент задерживает декларацию по НДС на срок от 10 и более дней ― это расчетный счет предпринимателя могут заблокировать. Кроме того, налоговые органы вправе назначить пени в размере 1/300 от размера ключевой ставки ЦБ, причем начисление будет идти каждый день.

Нулевая декларация по НДС 

Если на протяжении квартала не было объекта налогообложения и налоговый платеж не начисляли, сдавать отчет все равно нужно. Но подают в такой ситуации нулевую декларацию ― она состоит из титульного листа и раздела 1 с прочерками в строках, где прописываются суммы налога.

За непредставление нулевой декларации также могут вменить штраф ― 1 000 рублей. При просрочке более 20 дней возможна блокировка расчетного счета.

Если организация или ИП вообще не вели деятельность и на расчетном счете отсутствовало движение финансовых средств, вместо декларации по НДС можно сдать единую упрощенную налоговую декларацию. Она заменяет отчетность сразу по нескольким налогам, включая налог на прибыль.

Уточненная декларация

При обнаружении неточностей и искажений в уже сданной отчетности в ФНС подают уточненку. Лучше сделать это сразу при выявлении ошибки, особенно, если недочет привел к занижению суммы налога. Если неточность обнаружат налоговики ― компании грозит штраф.

Уточненную декларацию заполняют целиком, а не только в части исправленных данных. Все разделы, включая корректные, переносят из первичного отчета. На титульном листе в строке «Номер корректировки» указывают порядковый номер: 1 — для первой уточненки, 2 — для второй и так далее.

Перед подачей уточненной декларации с доплатой рекомендуется перечислить недостающую сумму налога и пени на единый налоговый счет. Тогда вы избежите штрафных санкций за неуплату.

Частые ошибки 

При заполнении декларации по НДС бухгалтеры и предприниматели нередко допускают типичные ошибки, среди которых:

• несоответствие сведений в декларации и книгах покупок/продаж;

• неверные реквизиты контрагентов (ИНН, КПП);

• ошибки в номерах и датах счетов-фактур;

• неправильный код вида операции;

• арифметические ошибки при расчете налоговой базы и вычетов;

• применение неверной ставки налога;

• пропуск обязательных разделов или строк.

С помощью современных бухгалтерских программ можно проверить контрольные соотношения перед отправкой. Не пренебрегайте этой функцией — она помогает выявить расхождения до того, как их обнаружит налоговая.