А где деньги? Финансовый учет для малого бизнеса - оценка успешности бизнеса
Управленческий учёт является важным элементом для любого бизнеса, так как он позволяет получить информацию о реальном положении дел в компании и принять обоснованные решения. Внедрение управленческого учёта нередко воспринимается как сложный и затратный процесс, но это не всегда так. Для крупных компаний, безусловно, требуется назначение специалистов, которые займутся организацией управленческой отчётности, контролем и анализом ключевых показателей.
Однако для небольших компаний или индивидуальных предпринимателей интеграция управленческого учёта может быть осуществлена без необходимости привлечения дополнительных сотрудников. Основные метрики для оценки эффективности бизнеса Начало внедрения управленческого учёта связано с определением финансовых показателей, которые будут вами учитываться. Существует множество таких метрик, и мы выделили наиболее значимые, которые могут быть применимы для различных видов деятельности.
Выручка
Этот индикатор кажется наиболее простым для оценки, поскольку его легко зафиксировать. Это средства, поступившие в организацию на расчетный счет или в кассу. Однако есть важная деталь — в выручку не следует включать суммы, которые уже находятся на счетах, если обязательства за них ещё не исполнены, или товары не отгружены. Поэтому критично осознавать, что выручка представляет собой средства, полученные компанией за полностью выполненные обязательства.
В зависимости от типа бизнеса, выручка может признаваться сразу или через определенный период. Например, в оптовой торговле мы не можем считать выручку нашей, пока товар не будет отгружен, несмотря на полученные деньги. Это связано с тем, что покупатель имеет право отказаться от товара в соответствии с условиями контракта, и в таких случаях средства нужно вернуть. Средства станут нашими только после перехода права собственности на товар. С услугами ситуация проще, ведь если услуга уже оказана, необходимо еще доказать ее ненадлежащее качество, чтобы вернуть деньги.
Чистая прибыль
Это та сумма, которая остается после вычитания всех затрат из общего дохода, включая налоги, кредиты и амортизацию. В идеальном сценарии владелец бизнеса, даже небольшого, использует именно чистую прибыль для личных нужд.
Необходимо следить за чистой прибылью, чтобы эффективно управлять бизнесом и предотвратить ситуацию, когда на расчетных счетах много средств, но через полгода оказывается, что компания терпит серьезные убытки.
Споры по поводу чистой прибыли часто возникают, так как многие предприниматели ориентируются на текущие финансовые потоки. У них есть деньги для расчетов с поставщиками, сотрудниками и налоговыми органами, и кажется, что дела идут хорошо. Для индивидуальных предпринимателей это связано с дополнительными рисками, так как они могут без особых условий извлекать средства из бизнеса на личные нужды. Поэтому важно отделять личные финансы от бизнес-расходов.
Чтобы рассчитать чистую прибыль, нужно приложить усилия, собрав необходимые финансовые данные и проанализировав их. Это важно, так как без этого вы не получите ясной картины о состоянии своего бизнеса.
Денежные потоки
Чистый денежный поток представляет собой разницу между всеми поступлениями (положительный денежный поток) и расходами (отрицательный денежный поток) за определенный период. Этот показатель позволяет понять, приостанавливает ли компания свои финансовые средства или, наоборот, теряет их. Для инвесторов движение денежных средств (ДДС) имеет большее значение, чем прибыль, поскольку оно отражает реальное финансовое положение компании.
Игнорирование мониторинга и планирования денежных потоков может привести к кассовым разрывам — ситуациям, когда не хватает средств для выполнения текущих обязательств. К примеру, есть деньги на товар, которые поступят лишь через неделю, а плату за аренду нужно внести уже сегодня.
Кассовые разрывы вызывают значительные опасения, и многие предприниматели задаются вопросом: «Почему у меня всегда нехватка денег?» В этом случае важно выяснить, какой объем предоплаты был сделан, зачем на складах хранится много товаров, почему штат сотрудников настолько велик и так далее.
Точка безубыточности
Точка безубыточности (ТБУ) — это уровень производства и выручки, при котором доходы компании полностью покрывают все её затраты. Все доходы, полученные после достижения этой точки, становятся прибылью. Для расчёта ТБУ необходимо знать три ключевых показателя: выручку, переменные и постоянные расходы.
Постоянные расходы относятся к затратам, которые не зависят от объёмов производства, включая арендные платежи и зарплаты сотрудников. Переменные расходы, напротив, колеблются в зависимости от объёмов производства и охватывают такие затраты, как сырьё, транспорт и коммунальные услуги.
Несмотря на то что расчёт этого показателя может показаться трудным нашим клиентам, он является важным и должен проводиться регулярно. Это необходимо, так как расходы могут меняться, и порой сложно определить, какие из них являются постоянными, а какие — переменными.
Существует два способа расчёта ТБУ:
1. В денежном выражении — для определения необходимой суммы выручки для безубыточности.
2. В единицах продукции — для вычисления необходимого объёма продаж для избежания убытков.
Чтобы рассчитать ТБУ, следует сначала определить маржинальность, а затем рассчитать как в денежном выражении (ТБУ в деньгах = Постоянные расходы / Маржинальность × 100 %),
так и в единицах продукции (ТБУ в единицах = ТБУ в денежном выражении / Стоимость продукта).
Для небольших предприятий достаточно проводить расчёт в денежном эквиваленте.
Рентабельность
Рентабельность отражает эффективность функционирования бизнеса, демонстрируя, насколько рационально используются ваши ресурсы (финансы, сырьё, персонал). Существует несколько видов рентабельности, которые можно вычислить для всей компании или для отдельных направлений. К ним относятся рентабельность продаж, активов, оборотных средств, инвестиций и прочие.
Рассмотрим два ключевых показателя рентабельности, наиболее актуальных для малого бизнеса:
1. Рентабельность по чистой прибыли. Этот индикатор показывает, насколько эффективно компания генерирует прибыль. Проще говоря, он показывает, какая доля чистой прибыли приходится на один рубль выручки. Хорошим знаком является рост этого показателя или его стабильность — падение, напротив, свидетельствует о снижении результативности продаж.
2. Рентабельность затрат. Этот коэффициент демонстрирует, сколько копеек чистой прибыли от продаж приходится на один рубль затрат на производство и реализацию продукции, товаров или услуг. Изменения в этом коэффициенте могут сигнализировать о необходимости пересмотра ценовой политики или более тщательного контроля над себестоимостью. Увеличение этого показателя при стабильных затратах указывает на рост объёмов продаж и, как следствие, прибыльности.
Нет универсальных норм по рентабельности, и их нужно анализировать индивидуально для каждого бизнеса. Проанализировав динамику показателя за несколько месяцев, вы сможете определить, какая рентабельность является нормальной для вашей компании и установить целевые показатели для дальнейшего развития. Понимание своих рентабельностных показателей позволит вам корректировать ценовую политику, сравнивать себя с конкурентами, строить планы и привлекать инвестиции.
Порогом рентабельности считается минимальный уровень выручки, при котором доходы полностью покрывают расходы — это и есть точка безубыточности.
Прибыль или выручка на одного сотрудника
Еще один важный показатель, который следует отслеживать, — это выручка или прибыль на одного работника. Часто бывает, что организация растет и увеличивает число сотрудников, однако новые кадры не вносят значительного вклада в финансовые результаты.
У нас был случай с клиентом, который активно нанимал менеджеров по продажам. На первый взгляд, увеличение их количества должно способствовать развитию бизнеса, ведь чем больше менеджеров, тем выше продажи.
Хотя выручка действительно возросла, и компания достигла точки безубыточности, анализ прибыли на одного работника показал, что реального прироста не произошло. В результате было принято решение сократить численность административного и управленческого персонала, а также оптимизировать количество менеджеров по продажам.
Методы учета: кассовый и по начислению
В управленческом учете используются два основных подхода для отслеживания доходов и расходов:
1. Кассовый метод (по дате платежа) — этот способ фиксирует доходы и расходы на основании фактических поступлений и выплат: оплаты аренды фиксируются как расходы, а деньги, полученные от клиентов, — как доход. Такой подход подходит для малых предприятий. Однако с ростом бизнеса, увеличением отсрочек и частичных платежей использование кассового метода становится более сложным.
2. Метод начисления (по моменту отгрузки или предоставления услуги) — при этом методе доходы и расходы фиксируются в момент их возникновения. Например, как только подписан акт о выполнении работ за месяц, это фиксируется как доход, а начисленная зарплата работникам — как расход. Важно, когда именно произошел переход прав собственности, что фиксируется в документации. Если доходы или расходы относятся к нескольким периодам (например, предоплата аренды на полгода), они распределяются равномерно.
Смешение этих методов, когда доходы учитываются по кассовому методу, а расходы — по начислению, недопустимо, так как это искажает учет.
Делаем выводы:
• Кассовый метод учета основывается на фактических поступлениях и выплатах денежных средств.
• В отличие от него, метод начисления фиксирует доходы и расходы в том отчетном периоде, когда они произошли, независимо от наличия денежных перемещений на счетах и в кассе.
• Кассовый подход проще в использовании, однако метод начисления предоставляет более точное представление о финансовом состоянии бизнеса.
• Комбинировать эти методы не рекомендуется — нельзя одновременно учитывать доходы одним способом, а расходы — другим.
• Для организаций, имеющих товарные запасы, существует особенность учета: товары списываются и признаются расходами в момент отгрузки клиенту, а в тот же момент фиксируются и доходы.
Выбор метода учета зависит от решений владельцев или руководителей компаний.
Кому доверить управление управленческим учётом
Важный вопрос: кто должен этим заниматься? Многие предприниматели уверены, что полностью понимают, как работает их бизнес и что необходимо учитывать. Действительно, владелец, который сам развивал компанию, знает, куда расходуются ресурсы.
Однако по мере роста предприятия времени не хватает, и предприниматель или директор не могут справляться с управлением процессами и персоналом в рамках 24 часов. Можно привлечь специалиста — экономиста, бухгалтера или финансового аналитика, но такие услуги не всегда доступны, особенно для малых и средних предприятий.
При этом многие данные уже собираются бухгалтером для налоговой отчетности, на что уходят время и средства предпринимателя. Аутсорсинг также требует сбора информации, который уже ведётся на уровне бухгалтерии.
Сравним варианты ведения управленческого учёта:
Предприниматель или директор: целесообразно вводить данные самостоятельно только в микробизнесе. Для средних фирм это неэффективно, стоит сосредоточиться на развитии и делегировании задач.
Экономист: замечательно, когда есть специальный сотрудник, обладающий опытом и знанием методологии. Однако это доступно не всем предприятиям, а лишь относительно крупным организациям, так как связано с высокими затратами.
Бухгалтер: у него есть данные, но зачастую не хватает автоматизации, и работа осуществляется в Excel, из-за чего возникают сложности с аналитикой.
Оптимальным вариантом для начала является использование услуг аутсорсинговой бухгалтерии, что позволит владельцам получать необходимую информацию и наладить структуру учёта.
Организация управленческого учета: подходы и инструменты
Современные учетные программы позволяют значительно упростить процесс ведения учета. Использование специализированного программного обеспечения избавляет от необходимости проводить расчеты вручную.
Наиболее подходящей для начала внедрения управленческого учета является программа «1С:УНФ» (Управление нашей фирмой). Она предлагает функции для учета, контроля и планирования бизнеса.
Контроль за денежными потоками позволяет автоматически получать данные из банка, фиксировать движение наличных и просматривать отчеты в реальном времени. Вы можете анализировать финансовые потоки, разбивая их по видам деятельности и временным периодам. Оценка внутренней структуры платежей помогает выявить возможности для оптимизации затрат.
Программа также предоставляет инструменты для оценки эффективности бизнеса, включая анализ доходов и расходов, а также прибыльности. Вы можете использовать кассовый метод для составления отчетов по денежным средствам или метод начисления для более детального анализа.
Планирование продаж с учетом сезонности и распределение косвенных расходов делает управление финансовым потоком более прогнозируемым. В «1С:УНФ» реализован платежный календарь, который помогает избежать кассовых разрывов и контролировать будущие обязательства.
Согласно нашему опыту, «1С:УНФ» помогает компаниям и индивидуальным предпринимателям выявлять слабые места и определять стратегию развития.
